Wat is Supplier Relationship Management?

Supplier Relationship Management is een cruciaal aspect van IT dat processen en systemen gebruikt om relaties met leveranciers te beheren en te optimaliseren.

Definitie van Supplier Relationship Management (SRM)

Supplier Relationship Management is een strategische benadering van het beheren van relaties met de leveranciers van de organisatie. Het legt de nadruk op het opbouwen van langdurige, voordelige samenwerkingen die wederzijdse groei stimuleren, het monitoren van de waarde, het analyseren van de prestaties van leveranciers, het identificeren van verbeterpunten en het ontwikkelen   strategieën om de relatie te optimaliseren.

Het omvat verschillende repetitieve, data-intensieve taken, zoals het contacteren van leveranciers, het bijwerken van gegevens en het analyseren van deze informatie voor bruikbare inzichten.

IT-managers maken hier gebruik van Robotic Process Automation (RPA) voor gegevensinvoer en planning, zodat IT-managers zich kunnen richten op andere essentiële taken.

SRM en het belang ervan in IT-activiteiten

Supplier relationship management is een brede term binnen IT-activiteiten. Het omvat de aanschaf van IT-hardware zoals computers, laptops, servers, hubs, randapparatuur en andere apparaten, evenals softwarecomponenten zoals cloud, upskilling software, antivirusprogramma's en afdelingsspecifieke oplossingen met hun licenties, verlengingen, upscaling/downscaling en integratiedetails.

Het correct uitvoeren van ons SRM leidt tot een efficiënte verwerking van diverse IT-gegevens, zoals  .

Automatiseringsplatforms helpen bij het standaardiseren en systematiseren van elk acquisitie- en SRM-proces, waardoor dagelijkse taken aanzienlijk worden vereenvoudigd en versneld.

Belangrijkste componenten van SRM

De kritieke componenten van Supplier Relationship Management zijn:

• Governance: Een langetermijnproces omvat strategische beleidslijnen, processen en procedures die nodig zijn om relaties met leveranciers te beheren. SRM is een intrinsiek onderdeel van leveranciersmanagement in supply chain management. Het hoofddoel van SRM-governance is het creëren van een reeks regels en voorschriften die elke stakeholder kan volgen voor duidelijke en effectieve communicatie.

• Leveranciersprestaties: Leveranciersprestatiemanagement (SPM) in SRM zorgt ervoor dat leveranciers zich houden aan alle clausules in een contract. Het onderzoekt ook de productkwaliteit en beoordeelt of aanvullende elementen, zoals het halen van deadlines, het volgen van regels, betrouwbaarheid, stabiliteit, aanpasbaarheid, enz., worden nageleefd.

• Informatie-uitwisseling: Informatie-uitwisseling, of SIS (Supplier Information System), is een cruciaal onderdeel van SRM. Het deelt informatie/gegevens met leveranciers, waaronder offertes, inkooporders, leveringsstatus, facturen en klachten van klanten. SIS heeft echter moeite met vertrouwen en vertrouwelijkheid.

• Risicomanagement: Om risico's te minimaliseren, moet een bedrijf dat SRM gebruikt, beoordelen welk element van de leveranciersrelatie hierop van invloed kan zijn en hoe ernstig deze risico's zijn. Ook moet het bedrijf activiteiten die deze risico's kunnen versnellen, stopzetten.

Voordelen van effectief SRM

SRM wordt op grote schaal toegepast in het huidige IT-landschap. Hier zijn enkele voordelen van de implementatie ervan:

Verbeter de prestaties en samenwerking van leveranciers: Goed gedefinieerde SRM-regels kunnen de leveringsprestaties verbeteren door duidelijke communicatiekanalen te creëren en prestatieparameters te meten, zoals doorlooptijd, feedback van klanten en de kwaliteit van geleverde goederen. Met een wereldwijd leveringsmodel kan een robuuste samenwerking tussen kopers en leveranciers kosten en tijd besparen.

Bereik gunstigere prijzen en voorwaarden: Goede relaties tussen koper en leverancier kunnen veel voordelen opleveren, zoals:

• Werken met meerdere leveranciers kan de kosten en tijd doen toenemen, dus een goed gedefinieerd SRM verlaagt de overheadkosten en leidt tot snellere en efficiëntere prestaties

• Een goed SRM kan snelle aanpassingen met zich meebrengen die anders misschien niet mogelijk zouden zijn

• Artikelen zoals computers, laptops, hubs, servers, werkstations en meer kunnen wereldwijd worden verzonden zonder dat IT-kopers zich zorgen hoeven te maken

• Bestellingen rechtstreeks naar magazijnen, externe kantoren of werknemers wereldwijd sturen om voldoende voorraad te hebben voor toekomstige aanwervingen

Efficiëntie verhogen door geoptimaliseerde processen: Een goed opgesteld SRM kan leiden tot:

• Coördinatie tussen verzending, douaneafhandeling en tijdige levering van IT-middelen wereldwijd

• Ervoor zorgen dat de artikelen voldoen aan lokale en wereldwijde richtlijnen

• Elk item aanpassen om het gewenste resultaat te behalen

• De kosten van aanschaf, verzending en installatie van IT-middelen in evenwicht brengen

SRM en de rol ervan in IT

Het implementeren van SRM in IT leidt tot de aanschaf van aangepaste technologie, softwarelicenties en naleving, risicobeheer, prestatiebewaking, strategische sourcing en samenwerking met leveranciers.

De rol van SRM binnen de IT-afdeling

Omdat de meeste apparatuur die binnen een organisatie wordt gebruikt, door de IT-afdeling wordt ingekocht, is het essentieel dat het proces tot in de puntjes wordt geoptimaliseerd. IT-middelen zoals hardware, software en IT-services worden door de IT-afdeling gezien als inkoop-, sourcing- en onderhandelingsvaardigheden die nodig zijn om belangrijke frameworks zoals ITIL te begrijpen. Een goed gedefinieerd SRM leidt tot meer inzicht in de dagelijkse activiteiten, zorgt ervoor dat productie en levering gelijk zijn aan die van concurrenten en bestrijdt eventuele inefficiënties van leveranciers.

Uitdagingen voor IT-managers bij leveranciersbeheer

Ondermaats leveranciersrelatiebeheer brengt een overvloed aan tegenslagen met zich mee:

• Het is lastig om de positie van grondstoffen bij te houden

• In HR-processen wordt de communicatie met verschillende leveranciers ontmoedigend

• Onmogelijke wereldwijde leveringen

• Niet genoeg zicht op onboarding en offboarding van activa

• Beveiligingsproblemen die leiden tot inbreuken op vertrouwelijke informatie en details zoals ISO-nummers, factuurgegevens, bankgegevens en wereldwijde apparatuurhubs

Veelgestelde vragen

Wat is een voorbeeld van Supplier Relationship Management?

Bedrijf ABC gebruikt SRM-software, data-analyse en een e-procurementsysteem om risico's te monitoren en continu te verbeteren om optimale leveranciersrelaties op te bouwen, verstoringen in de toeleveringsketen te verminderen en de bedrijfsprestaties te verbeteren.

Wat is de eerste stap in Supplier Relationship Management?

De eerste stap is het segmenteren van de leveranciersbasis. Leveranciers kunnen worden gegroepeerd op basis van de goederen die ze leveren, kwantiteit, kwaliteit, locatie en prijs.

Wat zijn de 5 kritieke punten van SRM?

Vijf cruciale elementen zijn leverancierssegmentatie, strategie, implementatie, monitoring en samenwerking.